Günlük Olarak Zaman Kazandıran 11 Google Docs İpucu
Gece yatarken aklım öyle doluydu ki, rüya üzerine rüya görerek uyandım bu sabah. Sanki gün sonu paydos hiç vermemişim gibi uyandım çünkü rüyamda da gece boyu çalıştım. Hatta birinde Google benimle iletişime geçiyordu ve bana Google Docs uygulamasını tanıtıyordu. Gülerek bu uygulamanın kurdu olduğumdan bahsediyordum onlara. Yıllardır kahrımı çeken ve esnek depolama kapasitesi ile tüm dosyalarımı ve bilgilerimi içinde barındıran Google Docs uygulamasını dilerseniz ben size tanıtayım diyordum. Gördüğüm rüyanın etkisinde kalmış olacağım ki, uyanır uyanmaz bir araştırma yapmaya başladım. Teklonoji ve teknolojik ailelerle aramı iyi tutarak güncel kalmak hobilerim arasında yer alıyor diye düşünürken bir başlık ile karşılaştım. Günlük olarak zaman kazandıran 11 Google Docs ipucu yazıyordu. Hem zaman kazanmanın hem de Google Docs’un aynı cümlede yer alması gözlerimin ışıldamasına yetti ve hemen detaylarını incelemeye başladım.
Dilersem iş yerinde dilersem okulda dilersem de eğlence için Google Docs kullanıyorum. Bu cümle başlığın özetini bana birazda olsa çıkarıyordu. Haydi, detaylarına göz atmak için sabırsızlanıyorum.
Tahmin ettiğiniz üzere ben tam bir Google Docs bağımlısı olan bir kullanıcıyım. Gün içerisinde sık sık iş belgesi düzenlemek ve okumak, e-postaları taslaklamak, tüm notlarımı almak, düşüncelerimi organize etmek ve hatta tatil planlarımı tasarlamak için Docs’a uğrarım. Günümün neredeyse yarısından fazlasını Google Docs uygulaması ile geçiren biri olarak, yazma, taslak hazırlama, düzenleme, okuma, not alma, organize etme, ve tatil planlama işlerini çok daha kolay hale getiren pekçok özelliğini keşfedebiliyorum. Dilersem iş yerinde, dilersem okul hayatında, dilersem eğlence için Google Docs kullanabiliyorum. Benim gibi bu uygulamaya bağlı olan herkes için en iyi 11 ipucunu sizlere sunuyorum.
Neler Var?
- 1 Projelerinizi Akıllı Yonga ve Yapı Taşları ile Yolunda Tutun
- 2 Yapı Taşları ile Docs’ta E-postalar ve Takvim Davetleri Taslağı Oluşturun
- 3 Özel Yapı Taşları ile Özgeçmişinizi veya İmzanızı Kolayca Dokümanlarınıza Ekleyin
- 4 İki Docs’u Kolaylıkla Karşılaştırma
- 5 Google Docs’ta Sözlüğünüzü Özelleştirme
- 6 Bir Dokümanı alternatif metin ile daha erişilebilir hale getirme
- 7 Google Meet aramalarına doğrudan Docs üzerinden katılabilir ve sunum yapabilirsiniz
- 8 Saniyeler içinde Docs’un çevrilmiş versiyonlarını oluşturun
- 9 Emoji ile hızlı tepki vermek
- 10 Sesle Yazarak Ellerinizi Serbest Bırakın
- 11 Kaynaklarınızı Hızlıca Alıntı Yapın
Projelerinizi Akıllı Yonga ve Yapı Taşları ile Yolunda Tutun
Günlerimin yarıdan fazlasını çalışma arkadaşlarımla işbirliği yaparak geçiriyorum. Üstelik akıllı yongalar bu sürecimi oldukça kolay hale getiriyor. Bir örnek verecek olursam; bir toplantıya hazırlandığım esnada “toplantı notları” yapı taşını kullanarak otomatik olarak toplantı notları oluşturabiliyorum. Bu yapı taşı, toplantının adını, tarihini, katılımcıları ve gündemi izlemek için taslak içeriyor.
Muhteşem notlar eşliğinde toplantı sona erdiğinde, aldığım notlara ek bağlam eklemek için akıllı yongaları sık sık kullanıyorum. Bir örnek verecek olursam; bir kişinin adını, dosya adını ya da konumunu belgeye yazdığımda, akıllı yonga beliriyor. Bu yongaya tıkladığımda, ilgili kişi, tarih, dosya ya da konum hakkında ek bilgiler görebiliyorum. Bahsettiğim bu özellikler özellikle karmaşık projeler için “Proje yol haritası” yapı taşını kullanarak tüm görevleri, sorumlu kişileri ve görevlerin durumunu listeleyerek kendime uygun tablolar oluşturabilmemi sağlıyor. Bu özellikler, işlerimi düzenlememe ve çalışma arkadaşlarımın projede ilerlemesine yardımcı oluyor.
Sizlerin de deneyebileceği harika bir sistem olabilir: Bir dokümanda “@” yazarak, kullanabileceğiniz akıllı yongalar ve yapı taşları listesini görebilirsiniz. Toplantı notları veya proje takipçileri oluşturmak için yapı taşları sekmesine gidip “Toplantı notları” veya “Proje yol haritası”nı seçebilirim. Kişilerin yongalarını eklemek veya bir görevi iş arkadaşıma atamak için akıllı yongalar bölümüne gider ve yapmak istediğim işlemi seçerim. Belirli görevlere iş birliği yapacağım kişileri ekleyebilir ve onlara son tarihler atayabilirim. Üstelik oylama yongaları, konumlar veya açılır menüler ekleyebilirim.
Yapı Taşları ile Docs’ta E-postalar ve Takvim Davetleri Taslağı Oluşturun
Şayet önemli bir e-posta ya da takvim daveti yazarken göndermeden önce bir ya da iki çalışma arkadaşımın düşüncelerini bilmek isterim. Bu durumlar için yapı taşlarını hayatıma dahil etmeye devam ediyorum. “E-posta taslağı” ve “Takvim etkinlik taslağı” blokları, bu taslakları Docs’ta yazmama ve hatta işbirliği yapabilmeme olanak sağlıyor. Hazırladığım taslakların tamamen bittiğine emin olduğumda, onları doğrudan Gmail ya da Google Takvim uygulamasına dilediğim gibi aktarabiliyorum.
Sizlerinde deneyimlemesi için: Google Doküman’ıma “@emaildraft” ya da “@calendar event draft” yazıyorum ve sağlanan alanlarda taslağımı oluşturuyorum. İlgili ekip üyelerini etiketleyebilir, içerik üzerinde yorum yapabilir ve işbirliği yazabilirim. Tıpkı herhangi bir Google Doküman’da olduğu gibi. Hazır olduğum zaman e-postayı Gmail’e aktarmak için sol taraftaki Gmail simgesine, daveti Takvim’de önizlemek için sol taraftaki Takvim simgesine tıklıyorum.
Özel Yapı Taşları ile Özgeçmişinizi veya İmzanızı Kolayca Dokümanlarınıza Ekleyin
Çalıştığım ortamda sık sık Docs’a kopyalayıp yapıştırdım imza ve özgeçmiş gibi belirli metin parçaları bulunduruyorum. Zaman kazanmak için özgeçmişim için özel bir yapıtaşı oluşturuyorum. Böylece her defasında kopyalayıp yapıştırmak yerine, olduğunda yalnızca”@“ simgesini yazıp kaydettiğim yapı taşının adını yazarak oldukça hızlı bir şekilde Docs’a eklemeler yapabiliyorum.
İki Docs’u Kolaylıkla Karşılaştırma
Belirli zamanlarda bir belgenin iki farklı versiyonunu incelemem gerekebiliyor. İlk bakışta ikisi de aynı göründüğünden bu işlem benim için zor bir hal alabiliyor. Bu durum, “Belgeleri karşılaştır” özelliğini aktif bir şekilde kullanmama olanak tanıyor. Bahsettiğim bu özellikle, belgeler arasındaki farkları gösteren yepyeni bir belge oluşturabiliyor.
Sizlerde şu şekilde deneyebilirsiniz: Bir Docs belgesinin menüsünde “Araçlar”ı tıklıyorum ve “Belgeleri karıştır”ı seçiyorum. Ardından karşılaştırmak istediğim Google Drive’daki bir belgeyi seçiyorum. Google Docs, sonrasında bu iki belge arasındaki farkları kırmızı renkte vurgulayarak yepyeni bir belge oluşturuyor. Böylelikle neyin değiştiğini kolay bir şekilde görebiliyor ve potansiyel hataları yakalayabiliyorum.
Google Docs’ta Sözlüğünüzü Özelleştirme
Tamamen kendime özgü kişisel yapılacaklar listemi düzenlerken ya da keyif için yazı yazarken bazen kelimeleri kısaltarak veya kısa yazı kullanarak ifade edebiliyorum. Bir örnek ile açıklayacak olursam; “Mtg” yerine “toplantı”, “cal” yerine “takvim” gibi yazılar öneriyor. Bu benim için inanılmaz bir kazanmama neden oluyor. Google Docs’un bu özel kelimeleri yanlış yazılmış olarak tanımlamaması için kişisel sözlüğümü özelleştiriyorum.
Bir Dokümanı alternatif metin ile daha erişilebilir hale getirme
Oluşturduğum Dokümanımı paylaştığım herkesin onu okuması önemli olduğu için, her zaman görsellere, çizimlere ve diğer grafiklere alternatif metinler ekliyorum. Bu durum eklediğim tüm görseller için ekran okuyucu kullanan kullanıcılara sesli bir açıklama oluyor.
Google Meet aramalarına doğrudan Docs üzerinden katılabilir ve sunum yapabilirsiniz
Google Meet özelliğini direkt olarak Docs içinde kullanmak, tarayıcı sekme sayısını en minimumda tutmanın en kolay yolu oluyor. Çalışma arkadaşlarımla birlikte bir Doküman üzerinde işbirliği yaparken ve üzerinde çalıştığım konular hakkında oldukça hızlı bir şekilde senkronize olmak istediğimde Docs içinde doğrudan Google Meet aramasına katılabiliyorum.
Sizlerde şu şekilde deneyebilirsiniz: herhangi bir dokümanın sağ üst köşesindeki paylaş düğmesini yanındaki Google Meet simgesine tıklıyorum. Önüme gelen sayfadan Google Takvimimden otomatik olarak doldurulan önceden planlanmış bir toplantıya katılabileceğim gibi, yeni bir toplantı başlatabileceğim ya da bir kodu girebileceğim Seçenekler sunuluyor. Google Meet aramasına katıldıktan sonra, sağ tarafta diğer katılımcıları görebiliyorum. Ve üstelik onlara bir Doküman sunabiliyorum.
Saniyeler içinde Docs’un çevrilmiş versiyonlarını oluşturun
Tüm dünyadan çalışma arakadaşlarımla dilediğim gibi çalışabiliyorum. Sık sık ana dilimde olmayan Docs belgeleri alabiliyorum. Zaman kazanmak için bu belgeleri doğrudan Docs içinde çevirebiliyorum. Böylelikle okuduğum metni çok daha iyi anlıyorum. Bu özellik sayesinde birçok dil arasında seçim yapabiliyor ve belgeyi seçtiğim dilde bir kopya olarak oluşturabiliyorum.
Emoji ile hızlı tepki vermek
Oluşturduğum bir Dokümanda beğendiğim bir yorum ya da öneri gördüğümde, tek kelimelik yorumlarla karmaşa yaratmak yerine, katıldığımı sevdiğim ve her zaman kullandığım emojilerle ifade etmeyi tercih ediyorum. Bunu yapmak için yorumu seçip çeşitli seçenekler arasından seçim yapmak için emoji simgesine tıklamam yeterli oluyor. Böylece hem eğleniyor hem işimi yapıyorum. En sevdiğim seçim genellikle parti patlatıcı emojisidir (🎉).
Şimdi birde siz deneyin: Yorumun üzerine gelin ve emoji simgesini tıklayın. Sonrasında artı işareti (➕) ya da başparmak yukarı (👍) gibi duruma uygun bir tepkiyi seçebiliyorsiniz. Üstelik metni vurgulayıp sağ tıklayıp “emoji tepkisi ekle”yi seçenek de yorum olarak bir emoji ekleyebiliyorum.
Sesle Yazarak Ellerinizi Serbest Bırakın
Bazen düşüncelerimi düzenlemenin bir yolu olarak bir fikri konuşarak ifade etmeyi tercih ediyorum. Google Docs sesle yazma özelliği, söylediklerimi kelime kelime belgeye doğrudan aktarıyor. Hatasız ve olduğu gibi. Bu özellik, konuşmaya odaklanmamı sağlıyor ve ihtiyaç duyduğumda daha sonra başvurmak üzere her şeyin belgemi aktardığını bilmemi sağlıyor.
Şimdi birde siz deneyin: belirlediğiniz herhangi bir belgeyi açın ve Araçlar’a tıklayın, ardından “Sesle Yazma”yı seçin. Belgede sol tarafta bir mikrofon simgesi sizi bekliyor olacak. Konuşarak yazma işleminize başlamak için mikrofon simgesine tıklayın. Ardından Google Docs söylediklerinizi belgeye aktarıyor olacak.
Kaynaklarınızı Hızlıca Alıntı Yapın
Oldukça uzun bir makale ya da denemede kaynakları el ile belirlemek, görevin kendisini yazmak kadar zaman alabiliyor. İşte tamda bu noktada Docs’taki kaynak alıntı oluşturucu işime oldukça yarıyor. MLA, APA ya da Chicago stili kullanarak belgeye oldukça hızlı bir şekilde alıntılar ekleyebiliyorum.
Google Docs’a olan ilgim zaten ortadayken birde böyle güzel haberler alıyor olmak gerçekten içimi açıyor. Böyle işimi oldukça kolaylaştıracak bilgiler edinmek beni bir hayli mutlu ediyor. Mutluluğumun artması için ise yapmam gereken tek şeyin bu öğrendiğim bilgileri paylaşmak olduğunun farkındayım. Umarım bende sizlerin hayatına bir nebze olsun dokunabiliyorumdur.