Google Workspace İş Ortağınız

   0543 160 46 57    info@htekin.com  

AnasayfaGenelKurumsal E-mail Nasıl Yazılır? İpuçları ve Püf Noktaları

Kurumsal E-mail Nasıl Yazılır? İpuçları ve Püf Noktaları

Kurumsal E-mail Nasıl Yazılır

Bu içeriğimizde sizlere kurumsal e-mail nasıl yazabilirsiniz merak ettiğiniz tüm detayları vereceğiz. Çağımız teknoloji çağı olduğu için gün içerisinde sık uğrak noktamız olan e-mail, her alanda kurtarıcımız olmaktadır. Çalışma ortamında, alışverişte, seyahatte, gün içerisinde iletişime geçmek istediğimizde ve daha birçok alanda e-mail bizimle. Telefonumuza bir uygulama indirdiğimizde dahi, uygulamanın ilk istediği e-mail ile giriş yapmak olduğu için hakkındaki püf noktaları sizler için burada en ince detayına kadar vereceğiz. 

Günümüzde iş dünyasında oldukça etkili bir şekilde iletişim kurmak bizi başarıya ulaşmanın kapısını açıyor. Kurumsal e-mailler tamda bu noktada profesyonel ilişkileri yönetmek, bilgi aktarımında bulunmak ve çalışma sürecini düzenlemek için oldukça sık uğradığımız araçlardan bir tanesi. Peki, etkili bir kurumsal e-mail nasıl yazılmalıdır? Aşağıdaki başlıklarımızda kurumsal e-posta yazarken dikkat edilmesi gerekenler ve püf noktaları detayları ile size aktaracağız. Şimdi dilerseniz birlikte inceleyebiliriz. 

Kurumsal E-mail Nedir?

Kurumsal E-mail Nedir

Kurumsal E-Mail’in Tanımı

Sizlere öncelikle kurumsal e-mail’in tanımını detayları ile yapacağız. Çalışma hayatınızda veya hayatınızın herhangi bir alanında resmi iletişimi sağlamak amacı ile yazılan elektronik posta iletme işlemine denmektedir. İş arkadaşlarınız, müşterileriniz, tedarikçileriniz ve diğer tüm iş ortaklarınız ile iletişim kurabileceğiniz profesyonel bir alandır. Bahsettiğimiz bu e-mailler profesyonel bir dil ve yapı içermektedir.

Kurumsal E-Mail’in Önemi

Önemi saymakla bitmeyecek kadar fazla olan kurumsal e-mailler, yazılı iletişim kurmak istediğinizde, kalıcı bir kayıt oluşturmaktadır. Üstelik yanlış anlaşılmaları da en aza indirerek önlemini alır. Ayrıca, profesyonellik ve kurumsal imajın korunmasında da oldukça önemli bir role sahiptir. Doğru bir şekilde yazdığınız e-mail ile iletişimin etkinliğini arttırarak iş ilişkilerinizi de güçlendirebilirsiniz. Bu yüzden müşterileriniz, tedarikçileriniz gibi birçok önem taşıyan kişiler ile e-mail üzerinden iletişime geçmenizi tavsiye ederiz. 

Kurumsal E-mail Yazarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Hedef Kitleyi Belirleme

Bu bölümde sizlere hedef kitle belirleme hakkında detaylı bilgiler vereceğiz. Bir e-mail’i yazarken, yazdığınız mesajın kimlere ne şekilde hitap ettiğini muhakkak belirlemelisiniz. Şayet hedef kitlenize hitap ederek beklentilerin ve ihtiyaçların karşılandığı bir dil kullanırsanız çok daha etkili bir iletişim kurmuş olursunuz. Böylelikle mail gönderdiğiniz kişinin beklentilerini karşılayarak kalitenizden ödün vermemiş olursunuz. 

Amaç ve Mesajın Netliği

Mesajınızın niteliğini belirleyerek e-maillerinizi çok daha net bir şekilde tamamlamış olursunuz. Böylelikle mesajlarınızı da gayet açık bir şekilde iletme imkanınız olmuş olur. Kafa karışıklığı yaratmadan, gereksiz detaylardan kaçınarak ve ana fikre odaklanarak oldukça kaliteli mesajlar gönderebilirsiniz. 

Profesyonel Dil Kullanımı

Kullandığınız dili en profesyonel hali ile mesajlarda iletebilirsiniz. Oldukça resmi ve nazik bir dil kullanmak, kurumsal e-mail göndermenin en temel özelliğidir. Tüm bunların yanı sıra kibar ve saygı sınırını koruyarak, kullandığınız üsluba dikkat ederek karşı tarafa profesyonelliğinizi yansıtabilirsiniz. 

Uygun Selamlama ve Kapanış

E-mail yazmaya başladığınızda gönderdiğiniz kişiye göre en uygun olacak şekilde selam vererek başlamalısınız. E-mail’in sonuna geldiğinizde yine en uygun olacak şekilde kapanış yapmalısınız. İşinize oldukça yarayacak bir tüyo isterseniz; alıcının ismi ile hitap ettiğinizde ve teşekkür ettiğinizde gayet olumlu bir izlenim bırakmış olursunuz. 

Kurumsal E-mail Formatı ve Yapısı

Konu Satırı

Yazdığınız e-mail’in konusu, alıcının dikkatini çekmeli. Dikkat çekecek şekilde kısa ve öz bir şekilde konu satırı oluşturmalısınız. Konu satırı, e-mail içeriği hakkında kısa bir bilgi vermeli. İlgi çekmesi de sizin lehinize olmaktadır. 

Giriş Paragrafı

E-mail yazdığınız esnada giriş paragrafı kısmında kendinizi tanıtmayı ve e-mailin amacını belirtmeyi kesinlikle ihmal etmeyin. Bu durum alıcının e-mailin konusu hakkında kısa bir bilgi edinmesine neden olacaktır. 

Ana İçerik

E-mail yazmanın en önemli püf noktası ana içeriğin akıcı ve anlaşılır olmasından geçmektedir. Mesajınızı detaylandırın ve gerekli olan tüm bilgileri eksiksiz bir şekilde vermeye özen gösterin. Tüm bunları yaparken paragrafların kısa ve net olmasına da özen göstermelisiniz. Bu durum okunurluğunuzu arttıracaktır. 

Kapanış Paragrafı

Bir diğer önemli alan ise kapanış paragrafıdır. E-mailinize son bir kez vurgu yapabilir ve alıcının yapması gereken eylemi belirtebilirsiniz. Böylelikle hem alıcının hem de göndericinin işini hafifletmiş olursunuz. Kibar ve size yakışır bir şekilde kapanış cümlesi kurarak e-mailinizi sonlandırmalısınız. 

İmza ve İletişim Bilgileri

Son aşamada profesyonel bir imza eklemeyi ihmal etmeyin. Bu durum alıcının sizinle kolayca iletişime geçmesine yardımcı olacaktır. İmza oluştururken dikkat etmeniz gereken en önemli husus; kesinlikle adınız, ünvanınız ve iletişim bilgilerinizi bulundurmak olacaktır. 

Kurumsal E-mail Yazarken Yaygın Hatalar ve Çözümleri

Dil Bilgisi ve Yazım Hataları

Alıcıların dikkat ettiği en önemli konulardan bir tanesi de dil bilgisi ve yazım hataları olmaktadır. Oldukça profesyonel bir mail göndererek imajınızın zedelenmesini engellemelisiniz. Üstelik e-mailinizi göndermeden önce muhakkak gözden geçirmeli ve varsa hataları düzenlemelisiniz. 

Gereksiz Bilgiler ve Uzunluk

Dikkat etmeniz gereken bir diğer husus ise, uzun ve gereksiz bilgilerden olabildiğince kaçınmak olacaktır. Uzun mailler alıcının dikkatini dağıtarak konuya odaklanmasının önüne geçebilir. Mesajınızı oldukça kısa ve öz bir şekilde iletmeye özen göstermelisiniz. 

Yanlış Kişilere Gönderim

E-mail gönderirken en dikkat edilmesi gereken konu, göndericiyi doğru seçmek olacaktır. Gönderme işlemini tamamlamadan önce doğru kişiyi seçtiğinizden emin olmalısınız. Aksi halde istenmeyen sonuçların doğabileceğini göz önünde bulundurmalısınız. Alıcı listesini kontrol etmeli ve doğru kişiye gönderim yaptığına kesinlikle emin olmalısınız. 

Uygun Olmayan Dosya Ekleri

Son olarak uyarmak istediğiniz konu ise, uygun olmayan dosya evleridir. Dosya ekleri, e-mailinizin amacına uymalıdır. Özellikle gereksiz ve büyük dosya ekleri göndermekten kaçınmalısınız. 

Kurumsal E-mail Örnekleri ve Şablonları

İş Teklifi E-maili

Merhaba [Ad],

Size [pozisyon] pozisyonu için bir iş teklifi sunmaktan mutluluk duyarız. Aşağıdaki koşulları gözden geçirmenizi ve kabul ediyorsanız bizimle iletişime geçmenizi rica ederiz.

Saygılarımla,

[İsim]

Toplantı Daveti E-maili

Merhaba [Ad],

[Konuyla ilgili] bir toplantı düzenlemek istiyoruz. Uygun olduğunuz zaman dilimlerini bizimle paylaşabilir misiniz?

Teşekkürler,

[İsim]

Bilgilendirme E-maili

Merhaba [Ad],

Sizi [konu] hakkında bilgilendirmek istiyoruz. Aşağıdaki detayları inceleyebilirsiniz.

Saygılarımla,

[İsim]

Teşekkür E-maili

Merhaba [Ad],

[Konuyla ilgili] yardımlarınız için teşekkür ederiz. İşbirliğiniz için minnettarız.

Saygılarımla,

[İsim]

Google Gemini Yapay Zeka ile Örnek Hazırla

Google Workspace için Gemini yapay zeka asistanından talepte bulunarak size özel örnek e-mail taslakları hazırlatabilirsiniz. Google Workspace’in kurumsal Gmail uygulamasının “help me write” özelliği ile istem yazarak, e-mail yazma sürecini büyük ölçüde kolaylaştırabilirsiniz. Bu sayede zamandan tasarruf edersiniz. Bu sayede zamandan tasarruf edersiniz.

Google Gemini Yapay Zeka ile Örnek Hazırla

Kurumsal E-mail Yazımında İpuçları ve Püf Noktaları

Kısa ve Öz Olun

E-mail yazmanın en önemli konularından bir tanesi mesajınızı  kısa ve öz tutmak olacaktır. Maili gönderdiğiniz kişinin, yani alıcının mesajınızı hızlı ve pratik bir şekilde anlaması gerekiyor. Tüm gereksiz detaylardan kaçınarak alıcıyı sıkmadan mesajınızı iletlemelisiniz. 

Kibar ve Nazik Bir Üslup Kullanın

E-mail yazarken dikkat etmeniz gereken bir diğer husus ise, mesajınızda oldukça kibar ve nazik bir üslup kullanmanız olacaktır. Bu durum sizin profesyonelliğinizi ve karşı tarafa duyduğunuz saygıyı göstermektedir. 

E-mail’i Göndermeden Önce Tekrar Okuyun

Son olarak mailinizi göndermeden önce dikkatli bir şekilde göndereceğiniz maili inceleyerek kullandığınız dil bilgisini ve varsa yazım hatalarını kontrol etmelisiniz. Bu durum sizin profesyonel imajınızı korumanız için yardımcı olacaktır. 

Bu içeriğimizde sizlere kurumsal e-mail yazma ile ilgili oldukça detaylı ve kapsamlı rehber sunarak, profesyonel iletişimde başarılı adımları atmanız için yardımcı olduk. Vermiş olduğumuz bilgiler dahilinde hareket ettiğiniz takdirde alıcıya işinizi severek ve alıcıya değer verdiğinizi göstererek mailler gönderebileceksiniz. 

guest
0 Yorum
Eskiler
En Yeniler Beğenilenler
Inline Feedbacks
View all comments