Google Workspace ile Proje Yönetimi (İpuçları ve Püf Noktaları)

Sizlere buradan çok güzel anılarımı anlatmak, sizinle paylaşmak ve birlikte gülmeyi çok isterdim, lakin son zamanlarda ülkemizde yaşanan kötü olayların ne yazık ki ardı arkası kesilmiyor ve güzel anı biriktirmek yaşadığımız dönemde neredeyse imkansız oluyor. Kadına şiddet, çocuğa şiddet, hayvana şiddet derken olaylar artık büyüyerek çeteleşmeye kadar uzandı. Daha dünyaya gözlerini açamayan minicik çocuklardan tutun, terör saldırısına kadar gidiyor. Bu olaylar vicdanı olan her bireye artık bir yük olmaya başladı. Neyi savunacağımızı, neyi protesto edeceğimizi, bir olayın acısı geçmeden diğer bir olayla güne uyanmayı kaldıramaz hale geldim. Eminim birçok kişide benimle aynı fikirdedir. Şahit olduğumuz olaylar, hergün üstüne katlanarak çıkan trajik olaylar derken ülkenin psikolojisi yerle bir olmaya devam ediyor. Her güne yepyeni ümitlerle uyanıp berbat hayal kırıklıkları ile sonlandırmaktan artık gına geldi. Vicdanımın bana ağır geldi bu dönemde biraz olsun gündemden uzaklaşmak için internette geziniyordum. Bir başlık dikkatimi fazlasıyla çekti.

Google Workspace ile ilgili olan bu haber dikkatimi çekmeyi başarmıştı. Hemen incelemeye başladım. 

Proje yöneticileri (PM’ler), ekiplerin ve projelerin planlanan tüm yol haritasında kalmasında önemli bir rol oynuyor. İç proje ekipleri ve müşterilerde dahil olmak üzere tüm paydaşlar için merkezi bir iletişim noktası olan PM’ler, girişimlerin ilerlemesini sağlamak için zaman çizelgeleri ve kilometre taşları belirliyor. Tüm bunları yaparken ekiplerin çalışma sürelerini dikkate alıyor ve projemi bütçemin sınırları içerisinde tutuyor. 

Doğru iletişim ve izleme araçlarına sahip olmak, proje yöneticilerinin karmaşık projelerin birçok hareketli parçasını yönetmeye yardımcı oluyor. İşletmeler için Google Workspace, PM’lerin düzenli ve bağlantıda kalmasını sağlıyor ve paydaşlarla güçlü bir işbirliği kurulmasını son derece olumlu bir şekilde destekliyor. 

Başarılı Proje Yönetimi Rehberi

İletişim ve organizasyon, proje yönetiminin iki temel niteliği olarak biliniyor. Google Workspace araçları, proje yaşam döngüsü boyunca PM’lere her iki alanda da yardımcı olacak uygulamalar sunuyor. Proje yönetim tablolarını Google Sheets’te kullanmaktan, ekiplerle Gmail ve Google Chat aracılığı ile iletişimde kalabiliyorum. PM’lerin Google Workspace ile daha fazlasını yapmasına yardımcı olacak bazı İpuçları ve püf noktaları şu şekildedir: 

Proje Kapsamını ve Hedeflerini Tanımlayın

Google Docs’u kullanarak müşteri ekipleri ve paydaşlarla bir iş kapsamı belgesi (SOW) oluşturabiliyor ve paylaşabiliyorum. Bir SOW, PM’ler ve ekipleri için hesap verebilirlik açısından ortak bir plan sunuyor. Proje hedeflerini, temel performans göstergelerini (KPI’lar), proje başlangıç ve bitiş tarihlerini, üstelik ekiplerin projeye dayalı olarak müşterilere teslim etmesi gereken çıktıların belirleyebiliyorum. SOW oluşturma sürecinde yardıma ihtiyacım olduğunu düşündüğümde yalnızca Docs içinde Gemini’ye soruyorum. SOW taslağımı başlatmak için gereken bilgileri çekerek ilk taslağı oluşturabiliyorum. Tek bir komutla, Gemini Docs’ta benim için SOW’umun ilk taslağını oluşturabiliyor ve diğer notlarımdan ve belgelerimden ilgili bilgileri çekebiliyorum. 

Görevleri Parçalara Ayırın ve Önceliklendirin

Her proje, belirli bir zaman diliminde tamamlanması gereken çeşitli stratejiler, taktikler ve görevlerden oluyor. Google Sheets, proje görevlerinin ilerlemesi takip etmek, kaynakları tahsis etmek ve toplantı takvimleri oluşturmak için önceden hazırlanmış tabloları benim için sunuyor. 

• Görev Listelerini Doldurun: Aşağı açılır menüler kullanarak görev listelerimi oluşturuyorum.
• Renk Kodlaması Ekleyin: Görevlerin daha kolay görünmesi için renk kodlaması ekliyorum.
• Filtreler Kullanın: Ekip üyelerimin atanan görevleri kolayca görebilmeleri için filtreler ekliyorum.

Üstelik, Google Sheets’te Gemini’nin gücünden yararlanarak bir proje yönetimi takip aracı oluşturabiliyorum. Yan panelde, seçili bir komutu seçerek ya da kendi komutumu oluşturarak tam ihtiyaçlarıma uygun özelleştirilmiş tablolar oluşturabiliyorum. 

Gerçekçi Son Tarihler Belirleyin

Etkin bir proje yöneticisi, ekiplerle birlikte bir görevi tamamlamak için ne kadar zamana ihtiyaç duyulduğunu belirlemeli ve buna göre son tarihler ayarlanmalı. Ekip üyeleri, dikkatli çalışma için zaman ayırmayı alışkanlık haline getiriyorum, Google Takvim, programlara görünürlük sağlıyor ve PM’lerin toplantı yapmak, işbirliği yapmak ve ilerlemeyi kontrol etmek için uygun zamanları bulmam için bana oldukça yardımcı oluyor. 

İşbirliği ve İletişim Bir Proje Yöneticisi Olarak

Proje yöneticileri (PM’ler), bir projenin tamamlanma yolunda tüm aşamalarda birçok paydaşla işbirliği yapıyor. Onlarla güvenilir iletişim yöntemlerine sahip olmak, bir PM’nin araç setinin önemli bir parçası haline geliyor. 

PM’ler, Google Workspace Marketplace’deki üçüncü taraf proje yönetimi uygulamalarını iş akışlarına entegre ederek verimliliği artırabiliyor ve iletişimi geliştirebiliyor. Google Workspace, Asana, Trello ve Monday gibi birçok popüler proje yönetim aracıyla entegre oluyor ve PM’lere hatırlatmaları otomatikleştirme, yanma raporlarını dışa aktarma gibi yetenekleri benim için sunuyor.

Belgeleri ve Dosyaları Paylaşın

Proje yöneticileri, genellikle proje planlarını ve teslimatları dağıtmaktan sorumlu hale geliyor ve merkezi bir iletişim noktası olarak görev yapıyor. Google Drive, proje yönetimi organizasyonunu kolaylaştırarak PM’lere ve ekiplerine SOW’lar, proje planları ve teslimatlar gibi belgeleri depolayarak ve erişim sağlayabilecekleri bir alan sunarak yol alıyorlar. PM’ler, proje ile ilgili dosyaların sürdüğü ve ekip üyeleri ayrıldığında bile erişilebilir kalmasını sağlayan merkezi, işbirlikçi bir alan oluşturmak için paylaşılan sürücü gibi kullanışlı özellikleri kullanabiliyor. Bu durum, proje sürekliliği ve bilgi saklamayı garanti ediyor. 

Google Drive’daki Gemini ile proje yönetimi daha da akıcı hale gelir:

• Hızla Özetleyin: Uzun belgeleri özetleyerek anlık içgörüler elde edebiliyorum.
• Bilgileri Sentezleyin: Sürücümdeki birden fazla dosyadan yararlanarak karmaşık konuları tartışabiliyorum.
• Hızlıca Bilgi Bulun: İçeriği aramadan proje ile ilgili hızlı bilgiler edinebiliyorum.

Ekip Tartışmalarını Kolaylaştırma

PM’ler, ekipleri arasında iletişimi yönetmenin yanı sıra, farklı türde mesajlaşmalar için en uygun kanalları benim için belirliyor. Belirli bilgilerin iletilmesi için hangi uygulamaların kullanılacağına dair kılavuzlar oluşturmak, bir PM’nin rolünün önemli bir parçası. 

Bir örnek verecek olursam, Google Chat üzerinden anlık mesajlaşma, acil proje sorularına hızlı yanıtlar almak için etkili bir yöntem oluyor. Daha büyük ve organize tartışmalar için Google Chat alanları, dosyaları paylaşma, görev atama ve bir proje ya da konu etrafında sürekli sohbetleri teşvik etme için merkezi bir merkezi tarafıma sunuyor. Detaylı eylem maddeleri ve sonraki adımları için e-postalar daha uygun hale geliyor. 

Google Meet üzerinden haftalık ekip senkronizasyonları, ekibimizi ve müşteri paydaşlarımızı bir araya getirerek işbirliği yapma, ilerlemeyi tartışma ve iletişim hatlarını açık tutma imkanı sunuyor, özellikle bir proje yön değiştiriyorsa. 

Video konferans deneyimimi Gemini ile geliştiriyorum. “Benim için not al” özelliği ile önemli noktaları otomatik olarak yakalıyorum, tercüme edilmiş altyazılarla dil engellerini aşın ve stüdyo görünümü, stüdyo sesi ve stüdyo aydınlanması ile en iyi halimi sunuyorum. 

Proje Yönetiminizi Bugün Yükseltin

Proje yöneticileri, ekipleri ve projeleri başarıya yönlendirmede büyük bir rol oynuyor. Çeşitli paydaşlarla iletişim kurmak, işbirliğini teşvik etmek ve proje ilerlemesini zamanında tutmak için doğru araçlara sahip olmak, onların daha verimli ve etkili çalışmasına yardımcı oluyor. Google Workspace, her projenin hareketli parçalarını takip etmelerine yardımcı olmak için özenle bağlantılı bir dizi uygulamayı parmaklarımın ucuna getiriyor. 

Bu tarz içerikleri okumak ve yenilik haberleri almak bir nebze olsun içini serinletiyor diyebilirim. Ama her ne olursa olsun sistem değişmedikçe, anayasa değişmedikçe, suça meyilli insanlara caydırıcı cezalar gelmedikçe suçların ardı arkası kesilmeyecek gibi görünüyor. Umarım tüm suçlular bir gün hak ettikleri cezayı çekerler. Ve dünya tekrar yaşanabilir masumluğa ulaşır.