Google Takvim Nasıl Üretkenliğinizi Artırabilir?

Sabaha karşı çok güzel bir telefonla uyandırıldım. Kuzenim doğuma gitmiş. Bu demek oluyor ki ailemizi minicik bedeniyle yeni ümitler ve can getirecek olan bir minik geliyor. Düşündükçe deliye dönmemek mümkün değil. Minicik elleri, mis gibi kokusu, sesi her şeyiyle beni kendisine aşık edeceği kesin. Hızlı bir şekilde hazırlanarak hastaneye doğru yola çıktım. Zorlu bir doğum oluyormuş. Stres, korku, gerginlik derken kuzenim minik bebekle geldiğinde her yanım tutulmuştu. İkisini de sağlıklı bir şekilde yanımızda görmek hepimize derin bir nefes aldırdı. Annelik gerçekten çılgınlık. Bu büyük sorumluluğu hakkıyla yapan kadınları canı gönülden kutluyorum. Hazır kuzenim ve bebek sağlıklıyken hastane kahvaltısı için aşağı inip biraz nefes almak istedim. Telefonumda gezinirken bir başlığa denk geldim. Google Takvim nasıl üretkenliğinizi arttırır yazıyordu. Benim için bebeğin gelişinin kutlama haberi gibi bir başlıktı bu. Hemen detaylı bir şekilde incelemelere başladım. 

Yeni serilerine başlamaktan heyecan duyduklarını dile getirerek başlamışlar cümlelerine. “Because you asked” yani Türkçesi “Sorduğunuz İçin”. Bu seride, Google’ın yönetici üretkenlik danışmanı Laura Mae Martin, Google Workspace ile daha akıllı çalışma konusundaki sorularımızı oldukça detaylı bir şekilde cevaplıyor. Üstelik işletmelerin tüm boyutlarının, Google Workspace için Gemini kullanarak oluşturucu yapay zekanın gücünden nasıl faydalanacağını vurguluyorlar. Laura, yeni kitabı “Uptime: Kişisel Üretkenlik ve İyi Olma Pratik Rehberi”nden de öneriler sunuluyor. Kitap hakkında daha fazla bilgi edinmek için Laura’nın web sitesinde.

Elbette ilk sorumuz, bulut yetkinleştirme alanında çalışan Candice E.’den geliyor.

“Laura, 2022’de epik bir blog yazısı yayınladı ve odaklanma zamanı kullanımından bahsetti. Bu, üretkenlik açısından oyunu değiştirdi benim için. Google Takvim’e biraz takıntılıyım ve Takvim’i nasıl kullanarak üretkenliği artırabileceğinizi duymak isterim.”

Sorunuz için teşekkür ederim, Candice!

Takvim ile üretkenliği artırmanın birçok yolu var. İşte zamanınızı ve toplantılarınızı en iyi şekilde değerlendirmenize yardımcı olabilecek bir çerçeve.

Zaman Akışınızı Bilmelisiniz

Zamanımızı yönetmek yalnızca takvimde etkinliklerimizi planlamaktan çok daha fazlasıdır. Günümüzün ritmini ve en çok enerjiye sahip olduğumuz zamanları, yerleri düşünelim ve en iyi işimizi yapabileceğimiz zamanları belirleyelim. Mesela sabah erken saatlerde mi yoksa öğleden sonra mı daha iyi konsantre olabiliyorum? Yoksa gece kuşu mu? Ofiste mi yoksa evden çalışırken mi daha verimliyim? Ya da dışarıda bir kafede veya kütüphanede mi çalışmayı tercih ediyorum? Doğru işi doğru zamanda yerine getiriyor muyum? En yüksek etkiye sahip görevlere en çok enerjim olduğu zaman odaklanmak ve sektör haberlerini takip etmek gibi görevleri ya da iş arkadaşlarımla kahve sohbetlerini daha düşük enerji seviyelerinde bırakabilirim. Unutmayın! Tüm zaman dikimleri elit değildir. 

Başarı için Programlama Yapın

Günümüzün en üretken zamanlarını belirledikten sonra, analitik ya da stratejik görevler üzerinde çalışmak veya derin odak gerektiren herhangi bir şey için bu zaman dilimlerimi tek tek ayırıyorum. Bahsettiğim bu zaman dilimlerimi Takvim’de “Odaklanma Zamanı” etiketleri olarak planlıyor ve meslektaşlarıma rahatsız edilmek istemediğimi belirtiyorum. Ne kadar harika değil mi? Otomatik olarak sohbetleri ve alanları sessize alıyorum. Haftada iki ila üç odak bloğu planlamayı hedefliyorum. 

Takvim’de yeni toplantıları nerede bulursam bulayım, toplantıları türüne, içeriğine ve konumuna göre grupluyorum. Bir örnek verecek olursam; doğrudan raporlarımla ofiste olduğum Çarşamba öğleden sonra buluşabilirim. Yüne Takvim’de çalışma konumumu ve saatlerimi belirliyorum ve toplantılara konumumla yanıt veriyorum. Böylece herkes ne bekleyeceğini bilmiş oluyor.

Toplantıları Profesyonelce Yönetmek İçin

Takvim araçları, toplantılarımın sorunsuz bir şekilde ilerlemesine yardımcı oluyor. Dünya Saati’ni kullanarak zaman dilimlerini dikkate alarak ve global meslektaşlarımın zamanına saygı göstererek planlamalarımı yapıyorum. Varsayılan toplantı süresini 15 dakikaya ayarlayarak, böylelikle yalnızca tartışma için gereken minimum süre için planlama yapmış oluyorum. Google Docs içinde toplantı davetlerini taslak olarak oluşturuyor ya da Gmail veya Chat içinden etkinlikler planlıyorum. Hatta Takvim etkinliği içinde doğrudan toplantı notları oluşturabiliyorum.

Yaratıcı, İşbirlikçi ve Etkili Toplantılar

Google Meet içinde Gemini ile eğlenceli bir arka plan tasarlayarak yaratıcılığımı canlandırıyorum. Gemini tarafından desteklenen Meet’te Çeviri kullanarak, böylece planladığım toplantılara tüm global takım üyelerinin eşit şekilde katılmasını sağlamış oluyorum. Google Meet’ten, Takvim davetinde yer alan ek dosyalara kolayca erişerek önemli konuların ele alındığından emin oluyorum.

Doğru Şeylere Odaklandığınızdan Emin Olmalısınız

Çalışma kategorilerime ve önceliklerime göre takvimimi renk kodlayarak işimi oldukça kolaylaştırıyorum. Sonra Zaman Bilgileri’ni kullanarak tam olarak nerede ve kiminle zaman harcadığım hakkında gerçek zamanlı veriler elde ediyorum. Hatta etkinlik rengine göre bile ayrıntılandırıyorum. Bu durum işimi oldukça hafifletiyor. Zaman Bilgileri’ni her birkaç haftada bir kontrol ediyorum: Çalışma bloklarım hala doğru zamanlarda mı? Takvimimde daha fazla odaklanma zamanına ihtiyacım var mı? Yüküme en uygun durumda kalması için ayarlamalar yapıyorum.

Eğer zaten Workspace Topluluk Forumu üyesiyseniz, kendi sorularınızı Google Workspace Q&A’ya gönderebilirsiniz. Aksi takdirde, sorularınızı asklaura@google.com adresine gönderebilirsiniz.

İşte bu haberin bana bebek sevinci ile birlikte gelmesi bence tesadüf değildi. Yeterince dinlendiğine göre artık refakatçi görevimi yerine getirmek için harekete geçmem gerekiyor. Gidip biraz bebek sevmek ve yeni annenin edindiğim bilgi ile kafasını şişirmek yegane görevim. Bekle beni minik mucize büyüdüğünde seninle çok eğleneceğimizden hiç kuşkun olmasın.